Datenschutzhinweise für die Datenverarbeitung im VDA

1. Welche Quellen und Daten nutzen wir im VDA?
Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die für den jeweiligen Zweck der Verarbeitung (vgl. Ziffer 3) erforderlich sind. Dies sind Daten, die wir von Ihnen direkt erhalten haben (z.B.: Daten, die Sie in ein Kontaktformular eingegeben haben oder in anderer Form uns mittgeteilt haben), uns von Mitgliedern gemeldete Kontaktdaten ihrer Repräsentanten im VDA, und die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B.: Internet, Medien, Presse etc.) zulässigerweise gewonnen haben und die verarbeitet werden dürfen.

2. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Die vorab genannten personenbezogenen Daten werden von uns im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetz neue Fassung (BDSG) verarbeitet. Der VDA ist ebenfalls Veranstalter der Internationalen Automobil-Ausstellung. Hierfür gelten gesonderte auf der IAA Webseite veröffentlichte Datenschutzhinweise.
Der Verband vertritt und fördert die Interessen der gesamten deutschen Automobilindustrie, insbesondere die gemeinsamen Interessen seiner Mitglieder auf allen Gebieten der Verkehrswirtschaft. Hierzu ist neben der Erarbeitung und Formulierung gemeinsamer Positionen auch der Diskurs mit der Politik und der Gesellschaft erforderlich. Zu diesem Zweck werden folgende Verarbeitungen vorgenommen:
Gremienarbeit: 

• Der VDA organisiert u.a. seine Arbeit durch Gremien (z.B.: Ausschüsse und Arbeitskreise) zu verschiedenen Themenfeldern der Automobilindustrie. Diese setzten sich aus Repräsentanten der Mitglieder zusammen, deren Daten zu diesem Zweck auf der Grundlage der Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b DSGVO sowie aufgrund berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 f DSGVO verarbeitet werden. An den Sitzungen der Gremien können auf Einladung des VDA externe Dritte teilnehmen, dessen Daten auf Grundlage ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 a DSGVO verarbeitet werden. Zu diesem Zweck und auf den gleichen Rechtsgrundlagen erfolgt auch die Kommunikation und Übermittlung von Informationen rund um die Automobilthemen an die Repräsentanten der Mitglieder und die etwaigen an den Gremiensitzungen eingebundenen Dritten (z.B. Newsletter).

Verbandspolitik: 

• Um in den politischen Diskurs die Positionen und Interessen der deutschen Automobilindustrie einzubringen, kommuniziert und versendet  der VDA Informationen zu Verbandsthemen an Parlamentarier, Ministerialbeamte, sowie andere Verbände. Deren Daten werden im Rahmen der Interessensabwägung (Art. 6 Abs. 1f DSGVO) verarbeitet.

Öffentlichkeitsarbeit: 

• Für den politischen und gesellschaftlichen Diskurs betreibt der VDA Öffentlichkeitsarbeit. Die Datenverarbeitung hierzu  erfolgt auf der Grundlage der Interessensabwägung (Art. 6 Abs. 1f DSGVO):
  • Presse,- Kommunikationsarbeit: Hierzu sendet der VDA Informationen an Pressesprecher, Journalisten und Medienvertreter (z.B. Versand von VDA-Pressemitteilungen, Einladungen zu Presseveranstaltungen).
  • Zur Öffentlichkeitsarbeit zählt auch die Versendung von Informationsmaterial zu Verbandsthemen an sonstige Interessenten und Interessensgruppen aus dem Bereich Automobilindustrie, zu denen der VDA wegen der Interessenvertretung der Automobilindustrie bereits in Kontakt steht (z.B. Versand Jahresbericht oder Politikbrief). Dem gleichen Zweck dient auch die Einladung zu Fachveranstaltungen des VDA rund um Automobilthemen.

Services: 

• Der VDA bietet allen Interessierten verschiedene Services an:
  • Durchführung von Fachveranstaltungen und Informationsveranstaltungen: Für den fachlichen und politischen Diskurs rund um die Themen der Automobilindustrie führt der VDA Fachveranstaltungen und Informationsveranstaltungen durch, zu denen sich Teilnehmer anmelden können. Hierzu müssen die erforderlichen Daten in ein Kontaktformular eingepflegt werden. Die Daten werden zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs.1 b DSGVO) verarbeitet. Sollten bei diesen Veranstaltungen Film- und/oder Fotoaufnahmen gemacht werden, erklären Sie mit Ihrer Teilnahme Ihre Einwilligung in die Erstellung, Verarbeitung und Verwendung der Bild-, Video- und Tonaufnahmen für Dokumentationszwecke sowie im Rahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des VDA. Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt bis auf einen von Ihnen uns gegenüber erklärten Widerruf. Sollten Sie hiermit nicht einverstanden sein, wenden Sie sich bitte an die unter Ziffer 1 genannten Kontakte.
  • Bestellung von Informationsmaterialien rund um die Themen der Automobilindustrie (z.B.: Publikationen, Empfehlungen, Unterrichtsmaterialien, Ausbildungsinformationen). Hierzu müssen Sie die erforderlichen Daten in ein Kontaktformular einpflegen. Die Daten werden zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs.1 b DSGVO) verarbeitet.
  • Newsletter: Auf unserer Internetseite besteht die Möglichkeit, einen kostenfreien Newsletter zu abonnieren. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO mit Ihrer Einwilligung. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Sie können dazu den Newsletter jederzeit unter Nutzung des entsprechenden Links im Newsletter oder durch Mitteilung an uns abbestellen. Ihre E-Mail-Adresse und Name werden danach aus dem Verteiler entfernt. Zudem erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir personenbezogenes Nutzerverhalten durch Newsletter-Tracking auswerten dürfen. Dabei werten wir ihr Nutzerverhalten durch sogenannte Zählpixel und spezifische Link-URLs aus.
    Für die Anmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir das sog. Double-opt-in-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand des Newsletters wünschen.
    Ihre Daten werden dabei von einem von uns beauftragten Dienstleister für E-Mail-Marketing verarbeitet.

Betriebstätigkeiten: 

• Der VDA unterhält zum Betrieb des Verbandes geschäftliche Kontakte (z.B. Lieferanten, Catering). Diese beinhaltet die Kommunikation mit und Informationen an diese Geschäftspartner des VDA. Deren Daten werden zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten  (Art. 6 Abs.1 b DSGVO) verarbeitet.

Wer sind die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten?

a. Interne Empfänger
Innerhalb des VDA haben auf Ihre personenbezogenen Daten nur solche Abteilungen und die dort tätigen Mitarbeiter Zugriff, die einen solchen Zugriff zur Erfüllung ihrer Funktionen oder Aufgaben zwingend benötigen.

b. Externe Empfänger
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger weiter, wenn dies für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist, eine andere gesetzlichen Erlaubnis oder Verpflichtung besteht oder uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt. Externe Empfänger können sein:

Auftragsverarbeiter
Externe Dienstleister, die wir für die Erbringung von (IT-) Services einsetzen. Die Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass die gesetzlichen Anforderungen des Datenschutzrechts auch von diesen Dienstleistern eingehalten werden. Die Dienstleister dürfen die von uns zur Verfügung gestellten Daten ausschließlich zu den unsererseits vorgegebenen Zwecken verwenden.

Banken und Zahlungsdienstleister
Banken und Zahlungsdienstleister können Empfänger von Daten für die Abwicklung von Zahlungen und Bonitätsprüfungen sein. Einer der von uns eingesetzten Zahlungsdienstleister im Webshop ist der Anbieter PAYONE (PAYONE GmbH, Lyoner Straße 15, 60528 Frankfurt am Main). Wenn Sie vor Ort auf einer Veranstaltung bei einem Stand bezahlen, nutzen wir hierbei an den Zahlungsterminals den Anbieters PAYONE zur Zahlungsabwicklung. PAYONE fungiert in diesen Fällen auch als Acquirer. Die Datenverarbeitung von PAYONE erfolgt in einer eigenständigen Verantwortlichkeit von PAYONE. Weitere Details zur Datenverarbeitung durch PAYONE finden Sie in den Datenschutzhinweisen von PAYONE: https://www.payone.com/DE-de/dsgvo

Die Rechtsgrundlage für die Übermittlung von Zahlungsinformationen an Zahlungsdienstleister ist die Vertragserfüllung und das berechtigte Interesse an der Durchführung von Zahlungen unserer Kaufvorgänge (Art. 6 Abs. 1 b) und  f) DS-GVO). Die Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung Ihrer Daten - die für bestimmte Rechtsstreitigkeiten relevant sein können - in der Regel für drei Jahre (gesetzliche Regelverjährungsfrist) ist das berechtigte Interesse, uns gegen mögliche Ansprüche zu verteidigen (Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO). Die Angabe der personenbezogenen Daten ist verpflichtend für den Vertragsschluss.

Öffentliche Stellen
Behörden und staatliche Institutionen, wie z. B. Finanzbehörden, an die wir aus gesetzlich zwingenden Gründen personenbezogene Daten übermitteln müssen.

Sonstige Stellen
Auch sonstige Stellen können unter Umständen im Rahmen datenschutzrechtlicher Anforderungen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten. Insoweit ist die gesetzlich gebotene Vertraulichkeit garantiert.

c. Übermittlung in Drittländer
Sofern wir Ihre Daten an Empfänger in Drittländern außerhalb der EU oder des EWR übermitteln, stellen wir sicher, dass entweder ein Angemessenheitsbeschluss für das betreffende Drittland vorliegt, die Übermittlung aufgrund gesetzlicher Ausnahmen (z. B. Ihrer ausdrücklichen Einwilligung) erlaubt ist, oder geeignete Garantien zur Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus vorliegen. Sie können sich unter Verwendung der oben genannten Kontaktdaten an uns wenden, um eine Kopie der jeweils maßgeblichen geeigneten Garantien zu erhalten.

Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert? 
Die Länge der Speicherung Ihrer Daten richtet sich nach dem Zweck der Datenverarbeitung. Danach speichern wir nur so lange Ihre Daten, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, speichern wir Ihre Einwilligung auch bis zum Ablauf des dritten Kalenderjahres nach einem Widerruf der Einwilligung, um unseren gesetzlichen Nachweispflichten nachzukommen und zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, die Einwilligung in einem Rechtsstreit nachweisen zu können. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 lit. c i. V. m. Art. 5 Absatz 1 lit. a, Absatz 2, Art. 7 Absatz 1 DSGVO bzw. Art. 6 Absatz 1 lit. f DSGVO.

Sind die Daten zur Erfüllung des Zweckes nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn die Weiterverarbeitung ist zum Zwecke der Erfüllung handelsrechtlicher und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten oder zum Erhalt von Beweismitteln im Rahmen von Verjährungsvorschriften erforderlich.

Alle vertrags- und buchhaltungsrelevanten Daten werden entsprechend den steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen für einen Zeitraum von zehn Kalenderjahren nach Vertragsende gespeichert. Daten, die für die Abwehr möglicher Ansprüche relevant werden, werden drei Jahre lang gespeichert (gesetzliche Regelverjährung).

Welche Betroffenenrechte bestehen?

Als betroffene Person haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) folgende Rechte, soweit deren jeweilige gesetzliche Voraussetzungen vorliegen:

Auskunft: Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten zu erhalten.
Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten zu Ihrer Person verlangen. Darüber hinaus können Sie die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

Löschung: In bestimmten Fällen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Einschränkung der Verarbeitung: Sie können in bestimmten Fällen verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.

Datenübertragbarkeit: Sollten Sie Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass diese an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Diese personenbezogenen Daten werden dann nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung: In Einzelfällen werden Ihre Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.